Fabricantes de coches sacando ventiladores de la línea. Cervecerías que bombean desinfectante de manos. Empresas de lavandería y uniformes que equipan a los trabajadores sanitarios con EPI. Si hay algo que he aprendido siguiendo a las empresas a través de sus pivotes COVID-19, es esto: el éxito significa ser ágil.
Por un lado, la agilidad apoya una buena causa, marcando una diferencia real en la lucha contra la pandemia. Por otro, la agilidad es un buen negocio. Las empresas que son lo bastante flexibles y ágiles para satisfacer la cambiante demanda prosperan, no solo sobreviven.
Entonces, ¿cómo incorporar la agilidad a su empresa?
He aquí 8 cosas que me gustaría compartir de empresas que lo hacen bien.
- El proceso de desarrollo de productos se agiliza
Antes de que un nuevo producto llegue a la fase de producción, tiene que pasar por todo el proceso, desde la visión inicial hasta I+D, pasando por ingeniería, compras, ventas y marketing. Me he encontrado con muchas empresas que no conectan estas diferentes áreas a la hora de crear nuevos productos, lo que se traduce en ineficiencias, errores y gente que improvisa. Aportar agilidad a tu empresa significa hacer justo lo contrario: establecer procesos que abran la comunicación entre todos los implicados y asegurarte de que se repiten cada vez que lanzas un nuevo producto.
- El movimiento de datos se gestiona mediante la integración de software
Oigo esto a menudo: «Mis mejores (¡y caros!) ingenieros pasan horas cada semana reintroduciendo datos manualmente entre sistemas». Introducir datos de los sistemas CAD (diseño asistido por ordenador) en un sistema ERP es un gran punto débil. Esos ingenieros no sólo podrían hacer un mejor uso de las horas malgastadas, sino que la introducción manual de datos corre el riesgo de provocar errores humanos. Imagínese que una lista de materiales incorrecta diera lugar a la compra de materiales equivocados o a una fabricación incorrecta del producto. Para ser más ágil y eficiente, su empresa necesita elegir sistemas de software integrados que eliminen el trabajo manual, reduciendo el riesgo y liberando su recurso más limitado: el tiempo.
- Se planifica y almacena digitalmente la ruta alternativa
A veces, pivotar puede significar fabricar prácticamente el mismo producto, pero con algunas variaciones, como una forma distinta de fabricarlo en la planta, y/o utilizar materiales diferentes (por ejemplo, debido a una escasez inesperada en la cadena de suministro, como los envases). Estas formas diferentes también se conocen como rutas. Si circulan muchas versiones de cómo fabricar un producto, es difícil de gestionar y puede dar lugar a errores y pérdidas de tiempo y materiales. La agilidad viene dada por la capacidad de almacenar digitalmente varias rutas y utilizarlas para dirigir las compras y la producción.
- La previsión de la demanda se basa en datos
La previsión va más allá de la fijación de cuotas de ventas. Sin una estimación de la demanda de ventas, los departamentos posteriores, como compras y producción, vuelan a ciegas y operan por conjeturas. Esto también genera animosidad entre Ventas y Operaciones, lo cual es prácticamente un tópico. Pero generar previsiones suele ser un trabajo tedioso y basado en corazonadas más que en datos. La agilidad procede de la capacidad de analizar automáticamente las ventas, crear previsiones sólidas como única fuente de información y transmitirlas a los departamentos de compras y producción.
- Se conocen los costes reales
Ésta es la peor de las sorpresas: se prepara para fabricar un nuevo producto y, de repente, se da cuenta de que no está obteniendo los beneficios previstos o, peor aún, que está perdiendo dinero. El cálculo de costes no es sólo un ejercicio de recuento de costes de material. Para ser ágil, es necesario poder hacer un seguimiento y calcular rápidamente todos los costes, desde las materias primas y el coste de aprovisionamiento hasta la mano de obra y los equipos, para no encontrarse con sorpresas desagradables más adelante.
- El departamento de compras participa desde el principio
La brecha entre lo planificado y lo ejecutado es algo que veo en muchas empresas, y salvarla puede marcar la diferencia a la hora de mantenerse ágil. Supongamos que su empresa se dedica a la fabricación de respiradores. Si nadie informa a compras de que ahora tienen que pedir 50.000 mangueras, la producción simplemente no puede avanzar. Por eso es tan importante que Compras sepa qué pedir y cuándo, y que pueda buscar nuevos proveedores si es necesario. Una vez más, todo se reduce a disponer de los procesos y sistemas integrados adecuados: la visibilidad previa garantiza la eficiencia posterior. He aquí un libro electrónico que le ofrece una serie de estrategias para gestionar eficazmente las compras.
- La producción y la capacidad se planifican en función de los datos
Las empresas ágiles no hacen promesas antes de saber que pueden cumplirlas. Eso significa calcular la carga que la nueva producción añade a su planta. ¿Necesitará más horas extra? ¿Un segundo turno? ¿Nuevas máquinas? ¿Un cambio en los recursos existentes? ¿Va a subcontratar trabajo? Puede responder a estas preguntas y evitar la lucha constante contra incendios si tiene una visibilidad clara de la carga prevista en su planta. Para lograr esta agilidad, necesita un sistema que recoja y analice tanto los datos previos, como la demanda de ventas, como los datos operativos, como las capacidades de las máquinas y los cuellos de botella.
- Las devoluciones se rastrean y contabilizan digitalmente
A menudo pensamos en cómo enviamos los productos a los clientes. ¿Y cómo devuelven los clientes los productos? Junto con COVID-19 se produjo un aumento de las devoluciones, ya que los clientes se encontraron cancelando pedidos o devolviendo compras que ya habían realizado. Los fabricantes se vieron en apuros al no disponer de sistemas automatizados para gestionar todo el proceso de devolución, incluida la autorización de devoluciones, la emisión de notas de crédito y el seguimiento del inventario devuelto. A menudo, la gestión de las devoluciones es una ocurrencia tardía sin visibilidad de los verdaderos costes ocultos. Las empresas con más éxito fueron las que sustituyeron los sistemas manuales por otros digitales.
¿Adónde vamos ahora?
Ojalá pudiera decirle que volverse ágil es tan fácil como instalar un software. Pero como veterano «hombre de la cadena de suministro y fabricación», puedo decirte de primera mano que no se consigue de la noche a la mañana: hay mucho trabajo por delante.
Y aunque trabajo en una empresa de software, mi consejo no es instalar más software. Todo lo contrario: empiece por sus procesos. I+D, ingeniería, ventas, marketing, compras, producción… todos necesitan un camino claro por el que la comunicación, el conocimiento y los datos puedan fluir dentro de los equipos y entre ellos. Si la mano derecha no sabe lo que hace la izquierda, es prioritario encontrar una solución.
El impacto de COVID-19 en la industria manufacturera nos enseña una última lección que va más allá de la pandemia actual: sobrevivir es aceptar el cambio. Así que aproveche esta oportunidad para reforzar sus procesos y plantéese esas preguntas difíciles sobre cómo puede responder a los cambios en la demanda. Al fin y al cabo, no sabemos cuál será la nueva normalidad… sólo sabemos que no será la antigua.
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