La gestión del cambio: un factor clave en un proyecto de implantación de CRM / ERP

En los últimos dos años hemos vivido una serie de cambios. No hace falta que los enumere aquí, ya se habla bastante de ellos en todas partes. Por desgracia, este gran periodo de agitación no es ciertamente el último, ni siquiera el primero. Nos enfrentamos regularmente a cambios de todo tipo, ya sea en nuestra vida personal o profesional.

En Galdón Software no queda más remedio que aprender a gestionarlo bien, porque la innovación y la transformación digital no son posibles sin una adecuada estrategia de gestión del cambio. Seguro que su CRM o ERP funcionará bien sin la gestión del cambio, pero es probable que la solución se infrautilice, no se ame, se pase por alto y luego se abandone.

No hay mayor fracaso para un consultor de transformación digital que enterarse de que el software implantado en la base de clientes no se utiliza.

¿Qué es la gestión del cambio?

Según la metodología de Prosci®, la gestión del cambio es la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para dirigir el lado humano del cambio y lograr el resultado deseado.

Así pues, la gestión del cambio es esencialmente la «gestión» de la parte humana del proyecto.

Se trata de apoyar a las personas en su proceso individual de transición del estado actual al estado futuro. Es esencial tomarse esta transición muy en serio, ya que, en última instancia, dicta el modo en que las personas realizan su trabajo y determina su nivel de rendimiento y felicidad dentro de la organización.

La gestión del cambio también es como un músculo. Cuanto más acostumbradas estén las personas a navegar por el cambio con el apoyo adecuado, menos temerosas y reticentes se sentirán ante los próximos cambios que se les presenten. El papel de la gestión del cambio es, por tanto, acompañarles en todas las etapas del cambio, y mucho más allá.

Gestión del cambio y gestión de proyectos

Sería simplista tratar de distinguir entre la gestión del cambio y la gestión del proyecto, ya que estos dos elementos están íntimamente relacionados con el éxito de un proyecto, son dos disciplinas distintas, pero tienen un objetivo común.

En Galdón, su objetivo es garantizar que nuestra metodología de gestión de proyectos tenga en cuenta la gestión del cambio y que todas las partes interesadas en un proyecto sean conscientes de la importancia de gestionar bien el cambio. Sin embargo, dado que el cambio toma forma mucho antes de que Galdón se involucre en el proceso, es esencial que nuestros clientes y socios también sean conscientes de todo lo que puede suponer el cambio (de ahí la necesidad de este artículo).

La gestión del cambio comienza en cuanto la dirección discute un cambio, incluso antes de que se adquiera el software o se firme el contrato con el proveedor. ¿Y lo mejor de todo? Nunca termina…

En otras palabras, si decide invertir y formar a su personal para gestionar el cambio adecuadamente, estará equipado para apoyar a sus empleados a través de todos los cambios que experimentarán, tanto tecnológicos como estructurales.

Gestión del cambio en un proyecto de implantación

Tanto si está en proceso de implantar un nuevo sistema de información como de sustituir su solución ERP, debe preparar a sus equipos para esta transición. Es fácil para un directivo ver sólo los beneficios de una nueva aplicación, pero tenga en cuenta que sus colegas tendrán que cambiar drásticamente su forma de trabajar.

Para algunas personas, estamos hablando de años (o incluso décadas) de hábitos que hay que romper. Es perfectamente normal que a Ricardo, que trabaja en contabilidad, le cueste desprenderse del archivo de Excel que ha pasado 12 años perfeccionando. Borrar su archivo del servidor no le va a ayudar a adoptar su nuevo ERP. La transformación digital requiere una transformación humana, la aceptación de los sentimientos, la comprensión de las aprensiones, las preocupaciones y las incertidumbres.

Sí, es complejo, pero también aporta creatividad, reflexión sobre el proceso y movilización de las personas implicadas.