Una de las cuestiones en las que los departamentos de compras están trabajando intensamente en estos momentos es cómo gastar de forma más eficaz. No se trata sólo de reducir costes, sino de establecer prioridades en el gasto. Dado que los materiales directos e indirectos representan al menos el 50% de los costes de un fabricante típico, es obvio que hay que empezar por lo que pueden hacer los departamentos de compras para mejorar la gestión del inventario.
Cómo ha gestionado las compras el inventario
El papel conjunto de la gestión de compras y la gestión de inventarios es decidir y afinar qué forma de inventario debe mantenerse. El problema es que cuanto mayor sea la variabilidad de la demanda, más existencias habrá que mantener como materias primas o productos en curso. Intentar reducir la compra de existencias es un problema, ya que la falta de conocimiento de las necesidades de inventario puede provocar pérdidas de ventas o rupturas de existencias. Por otra parte, la acumulación de grandes existencias de mercancías puede hacer que se vuelvan redundantes. En sectores como el de la alimentación y las bebidas, las compras deben tener en cuenta la caducidad y el cumplimiento de la normativa, lo que añade más complejidad.
El complejo problema del inventario es que puede ser un pasivo y un activo, y su papel como amortiguador no se valora lo suficiente. La pandemia de COVID ha puesto de manifiesto que muchas funciones de aprovisionamiento se basan en prácticas y políticas anteriores, y que sólo unas pocas realizan análisis «hipotéticos». La atención se centra en el proceso de caja y en mantener los márgenes de rentabilidad, no en los factores de amortiguación adecuados.
El papel de las compras en la cadena de suministro
¿Qué lugar ocupa el aprovisionamiento en el conjunto de la empresa? La Association for Supply Chain Management (Asociación para la Gestión de la Cadena de Suministro) ha identificado procesos clave de alto nivel en su Modelo de Referencia de Operaciones de la Cadena de Suministro (SCOR) versión 12.0.
Estos son:
Planificar – Obtener – Fabricar – Entregar – Devolver – Habilitar
El aprovisionamiento influye en la planificación, el aprovisionamiento y la habilitación. El papel de la contratación en estos procesos abarca desde la determinación de las necesidades de recursos y el establecimiento de comunicaciones hasta el desarrollo de prácticas y políticas aprobadas, la obtención de recursos y la gestión de contratos, rendimiento y riesgos. El hecho de participar en la mitad de los procesos clave demuestra lo importante que es el aprovisionamiento para la empresa. No es sólo el departamento que gestiona las facturas y hace los pedidos.
Cómo la pandemia está cambiando las actitudes respecto a los inventarios
Los investigadores prevén que el número de almacenes aumente en los próximos años, a pesar de una ligera desaceleración debida al impacto económico del coronavirus. Un efecto imprevisto de la pandemia es que los ejecutivos se están alejando de la visión de que «el inventario es el mal», pero aun así, es poco probable que en los próximos años el «inventario ajustado» sea una práctica popular. Por lo tanto, el departamento de compras tendrá que estudiar cómo optimizar las compras de inventario, tanto en cantidades como en plazos, a medida que aumenten las existencias.
Un efecto casi inmediato de la COVID-19 en el aprovisionamiento es que los contratos a largo plazo con un único proveedor se han vuelto difíciles, si no imposibles, de cumplir. Para reducir el riesgo de la disponibilidad de existencias, el aprovisionamiento tendrá que pasar de contratos a más largo plazo a contratos a más corto plazo, y el aprovisionamiento único se considerará un riesgo inaceptable.
Muchas empresas que nunca pensaron en ofrecer una plataforma de comercio electrónico ya la han implantado. Esto significa que el aprovisionamiento debe ajustar sus prácticas de compra de inventario para permitir el flujo rápido de artículos pequeños e individuales al usuario final, en contraste con las entregas más grandes y menos frecuentes de artículos consolidados. Esto requiere una colaboración más estrecha con los proveedores para encajar en sus planes en beneficio mutuo.
La centralización del inventario en unos pocos almacenes de gran tamaño conlleva problemas durante una pandemia, ya que garantizar la seguridad y la salud de un gran número de personal que trabaja allí es un reto importante. Una de las respuestas al Coronavirus puede ser la migración a un mayor número de almacenes más pequeños donde puedan contenerse los brotes de la enfermedad. Por lo tanto, las adquisiciones deben cambiar sus políticas de compra de inventario para dar cabida a pedidos más pequeños entregados en más lugares.
Cómo debe cambiar la gestión de las existencias
La contratación puede aportar valor en cinco ámbitos: ahorro, calidad, rapidez, innovación y riesgo.
Ahorro
En términos de ahorro, un área de rendimiento clave para la contratación, la matriz de Kraljic proporciona una metodología para segmentar los artículos de suministro (Harvard Business Review, 1983, Purchasing must become supply management).
Calidad
La calidad se refiere a las normas que deben cumplir las existencias adquiridas. Dado que los fallos de calidad pueden producirse en muchas áreas diferentes, los compradores necesitan determinar qué áreas requieren más atención. Las soluciones digitales de ERP, como el análisis predictivo del rendimiento de los proveedores, proporcionan ayuda en este ámbito, ya que pueden aprender de dónde se produjeron fallos de calidad en el pasado para poner de relieve los probables que se produzcan en el futuro.
Velocidad
Para mejorar la velocidad de entrega y la disponibilidad de las existencias, el aprovisionamiento necesita reducir el tiempo necesario para establecer una fuente (de fuente a contrato), y para pasar de una solicitud de compra a una orden de compra (de PR a PO).
Las soluciones automatizadas para solicitar y procesar presupuestos pueden acortar el plazo de contratación después de que las solicitudes de información y presupuesto (RFI y RFP) se hayan adjudicado y completado más rápidamente con la habilitación en línea.
Las herramientas digitales pueden ayudar en el proceso PR-to-PO. Cuando se hace manualmente, suele haber muchos pasos que el personal de compras debe seguir: registrar, comprobar, hacer un seguimiento, verificar y obtener la aprobación. Una solución de contratación puede agilizar este trabajo garantizando que se obtienen todos los documentos necesarios, se siguen los procesos y prácticas correctos y los enlaces a dispositivos móviles aceleran las aprobaciones.
Innovación
El aprovisionamiento puede apoyar la innovación identificando y asegurando proveedores que ofrezcan artículos clave. Las soluciones digitales, como una plataforma en línea para facilitar la planificación y las transacciones con los proveedores, pueden ayudar a las empresas y a sus proveedores a trabajar juntos para optimizar las actividades de adquisición.
Riesgo
El departamento de compras puede utilizar soluciones digitales como ERP para reducir el riesgo a través de diversas medidas, como el proveedor preferente y el rendimiento del proveedor, el control de calidad y la trazabilidad de lotes de productos. El personal puede utilizar software de inteligencia artificial (IA) para detectar fraudes e identificar tendencias en las entregas de los proveedores y la calidad de los productos.
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