Los efectos de la pandemia de coronavirus distan mucho de haber terminado y el calendario de recuperación es cualquier cosa menos seguro. Entre las estrategias que las empresas están adoptando durante este tiempo para mantener los costes bajo control y reducir el tamaño de los despidos, está la de centrarse en las adquisiciones para mantener un suministro continuo de materiales y componentes, y reducir el riesgo de costes imprevistos. El aprovisionamiento ya no es el departamento que obtiene descuentos y hace pedidos, ahora tiene un mayor valor estratégico.
El aprovisionamiento puede desempeñar un papel clave a la hora de abordar los retos de la cadena de suministro y los inventarios durante la crisis actual. Sin embargo, desde una perspectiva operativa, hay problemas cotidianos a los que las compras deben prestar atención. Cuáles son los problemas más comunes y qué puede hacer Compras para resolverlos?
Puede resumir las áreas en las que la contratación puede empezar a trabajar como:
Suministro
Demanda
Gestión
Compras oscuras
Optimización de la tesorería
Información práctica
Retos de la contratación pública:
Suministro
El Coronavirus hizo que la gente se diera cuenta de que las cadenas de suministro eran más frágiles de lo que se pensaba. Una vez interrumpidas esas cadenas de suministro, la acción inmediata era ponerse en contacto con los proveedores para ver cómo poner las cosas en marcha o encontrar proveedores alternativos. La segunda opción requería más comunicación para acordar y establecer nuevos contratos.
Las prácticas tradicionales de contratación para comunicarse con los proveedores pueden ser lentas e ineficaces. Con los modernos sistemas en línea, el proceso es más ágil y rápido.
¿Qué debe tener en cuenta?
Un portal en línea que fomenta la colaboración y el compromiso entre compradores y proveedores, que además minimiza la manipulación física de documentos, mejora el proceso de compra haciéndolo más rápido y transparente y garantiza una mayor fiabilidad de cumplimiento y entrega.
Una función de solicitud de presupuesto vinculada a un portal de proveedores permite a los compradores invitar a varios proveedores a presentar ofertas para el suministro de artículos. En caso de interrupción de la cadena de suministro, esto puede acelerar el proceso de reparación de una cadena de suministro rota y proporcionar a los compradores la agilidad necesaria para gestionar procesos logísticos o de abastecimiento poco fiables.
Demanda
El modo en que el departamento de compras puede mejorar sus procesos para hacer un mejor uso del inventario ya se ha tratado en otra ocasión. Pero en el ámbito de la demanda de los clientes, los compradores pueden utilizar otras herramientas para tomar decisiones más precisas sobre las necesidades de compra. Estas herramientas incluyen:
Optimización de inventarios para generar previsiones y planificaciones más precisas de materias primas y componentes; y planificación de necesidades de materiales (MRP) para ayudar a identificar y pedir todos los artículos necesarios que precisa la producción a tiempo para satisfacer la demanda.
Gestión
Además de renovar los procesos y adoptar herramientas modernas, pueden mejorarse aspectos de la gestión de la contratación, el análisis y la elaboración de informes para apoyar los objetivos de la organización.
Un problema para muchos departamentos de compras es la incapacidad de rastrear o controlar los artículos adquiridos al margen de los procesos y aprobaciones estándar, lo que se conoce como compras oscuras. Una forma de solucionarlo es, obviamente, disponer de un sistema de cuentas a pagar que proporcione los controles necesarios. Pero también ayuda si el sistema de cuentas a pagar está vinculado a un proceso de flujo de trabajo que dirija automáticamente las solicitudes de compra a los aprobadores pertinentes. Una característica adicional que puede considerar es añadir inteligencia artificial (IA) al proceso de cuentas a pagar, que puede detectar anomalías y posibles fraudes.
Un sistema AP eficaz también permite a los responsables de compras gestionar mejor la tesorería. Cuando las cuentas a pagar se integran con otros sistemas de la empresa, como los de fabricación e inventario, proporcionan al departamento de compras una visión mucho más amplia de los factores que influyen en la salud de la empresa.
Si bien la mejora de los procesos y el uso del software adecuado marcarán la diferencia en el papel estratégico de las compras en la organización, los directivos también necesitan disponer de la información que les indique lo que ocurre en el departamento de compras para asegurarse de que están alineados con los objetivos de compras y corporativos. Esto incluye la visibilidad de la cadena de suministro y la capacidad de colaborar con otras funciones de la organización para emprender las acciones necesarias en el momento oportuno.
Es necesario integrar la contratación pública
Está muy bien disponer de los mejores procesos de adquisición con la gobernanza y el cumplimiento necesarios, pero si se opera en un silo, eso no va a ayudar a la empresa. Aquí es donde una solución empresarial integrada, como un sistema ERP, tiene un sentido empresarial inteligente. Esta integración permite a la organización obtener la funcionalidad de aprovisionamiento que necesita, incluida la flexibilidad, el control, la visibilidad y la previsión. Y al integrarse con otras áreas de la empresa, el papel de las compras puede ser más estratégico.
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